Scholen die snel en flexibel willen veranderen: Ga scrummen!

FiAC-trainer Willem van Leeuwen over de nieuwe cursus 'Agile, Scrum en LEAN'

Je kunt van alles willen plannen, maar soms haalt de tijd je in. In deze Coronatijd is dat voor velen herkenbaar: scholen moesten improviseren vanwege de sluiting en doen nu aanpassingen om weer open te kunnen. ‘Een gedwongen maatschappelijke transitie kan ook een prima moment zijn om anders te gaan werken in je team of organisatie. Juist nú is het dé tijd om afdelings- soms zelfs teamoverstijgend te gaan samenwerken. Om stap-voor-stap verbeteringen door te voeren in je processen als onderwijsinstelling. Scholen die dàt willen, adviseer ik met klem de Scrummethodiek te gaan toepassen’, aldus het stevige advies van FiAC-trainer Willem van Leeuwen. Hij zou in juni de nieuwe cursus ‘Agile, Scrum en Lean voor het onderwijs’ geven.

Onbekend maakt onbemind, geldt vast en zeker voor dat ‘Scrummen’. Het is geen doel op zich, maar wel één van de meest resultaatgerichte werkvormen voor teams, en dat vaak in een Agile omgeving en/of organisatie. De oorsprong ligt in de IT-branche, waar men ooit met langdurige projecten werkte die als de producent klaar voor oplevering was, alweer achterhaald bleken in relatie tot de veranderde klantbehoefte.

Motiverende tussendoelen
De introductie van Agile gaf de benodigde flexibiliteit aan ontwikkelteams. Ze leerden tussentijds doelen aan te passen en intussen productief te blijven door te werken met concrete tussenresultaten. “Ik denk dan altijd aan dé sleutel tot succes die Edmond Öfner mij vertelde als leider van de Nederlandse noordpoolexpeditie, in 1999, de tijd dat dat landschap nog grotendeels een ijsmassa was. Zij moesten 4000 km te voet afleggen vanuit noordelijk Canada en dus voor je brein een veel te groot en abstract doel. Dat motiveert niet, integendeel: daar word je moedeloos van. Maar zijn ploeg liep niet naar het einddoel, maar naar 8 tussendoelen, namelijk naar elke volgende breedtegraad, en dat werd ook gevierd met het openen van een cadeautje wat ze van het thuisfront hadden meegekregen. Welnu, het iteratief toewerken naar concreter resultaten, wat Agile werken in de kern is, zijn eigenlijk de vergelijkbare cadeautjes op de werkvloer.”

Transparantie en strategisch vertalen
De training die Willem van Leeuwen voor FiAC ontwikkelde, is bedoeld om mensen in het onderwijsveld kennis te laten maken met andere, meer dynamische én resultaatgerichte manieren om als team je werk te organiseren. “In het onderwijs zie ik veel teamwork, zowel bij docenten als in de ondersteuning – waar doorgaans heel divers samengestelde teams werken. Wat daar vaak minder goed gaat is het gebrek aan samenwerken, transparantie (wie doet wat) en ook de vertaling van strategie naar een effectieve- en efficiënte organisatie op uitvoerend niveau.”

De Agile manier van werken heeft scholen juist op dat vlak veel te bieden, aldus Willem van Leeuwen. “Het toont met mooie eenvoudige visuele tools dat je transparant bent, wat jouw bijdrage aan het geheel is en dus in openheid hoe bij jou de voortgang is. Samen bespreken waarop je vastliep, hoort erbij: fouten maken mag en daar op reflecteren en ervan leren is juist dé standaard. En wat is er nou meer ‘des onderwijs’ dan dat? Ervarend leren gekoppeld aan de dagelijkse werkpraktijk van teams: je spreekt elkaar aan op het bereiken van afgesproken tussenresultaten. De Plan-Do-Check-Act gedachte van Deming wordt tot in essentie toegepast om kortcyclisch met elkaar te verbeteren. En daarbij vooral vieren wat je bereikt hebt, niet het heffen van beschuldigende vingertjes.”

Learning-by-doing
Agile staat niet voor weidse vergezichten of vergaande visies, waar men in het onderwijs nog wel eens in verzandt. “Begin er dus ook niet meteen mee in alle teams op je school… Begin juist met een team dat graag wil verbeteren of project wat moeizaam verloopt. En dan is het een kwestie van  experimenteren, learning-by-doing, maar wél met een heldere structuur, duidelijk afgesproken processen en liefst onder begeleiding in het begin van een Agile coach. En zie daar: je zult zien dat visies en beleidsconcepten wél gaan leiden tot gerichte operationele vertaling en continue verbetering, stap bij stap.”

Willem van Leeuwen hanteert dan bijvoorbeeld een zgn. ‘OBEYA-room’. “Daarin worden de hoofdthema’s heel gericht vertaald via features en stories (agile termen) naar concrete acties, waarbij ook de feedbackloop terug naar de organisatie transparant wordt gemaakt. Hiermee regel je het benodigde eigenaarschap van iedere betrokkene t.a.v. doelen en acties. Dit is een soort dashboard, maar het omvat veel meer dan alleen het monitoren en afvinken van de gestelde criteria. Je beheerst namelijk het totale proces, omdat je steeds explicietere communicatie ‘inregelt’ via feedback: wat is er klaar en waar is er nog ondersteuning van derden (lees: management) nodig?. Hiermee maak je tevens inzichtelijk hoe en wanneer teamleden van elkaar afhankelijk zijn, waarmee je voorkomt dat mensen nodeloos op elkaar wachten.”

De cursus van Willem van Leeuwen wordt verzorgd in blended learning met bijeenkomsten op 30 oktober en 27 november 2020. De cursusbeschrijving vindt u hier. Een schoolteam dat niet zo lang op een kennismaking met Agile werken wil wachten, kan ook met een in-company training kennismaken, al dan niet met aansluitende begeleiding bij de implementatie. Wie interesse heeft stuurt een mailtje aan info@fiac.nl