“Als deze periode voorbij is, moeten we het geleerde gaan delen

FiAC-docent Integrale Veiligheid Arjen Janssens vertelt over ‘zijn’ continuïteitsplan voor ROC Zadkine

“In januari, toen eerste nieuws uit China begon door te komen, spookte door mijn achterhoofd: laat ik het continuïteitsplan eens opzoeken. Dit is opgesteld in 2009 vanwege de verwachte Mexicaanse grieppandemie.” Arjen Janssens, manager integrale veiligheid bij het Rotterdamse ROC Zadkine, bepleit in de leergang die hij voor FiAC verzorgt het opstellen van noodplannen. “Voorbereid zijn op de dingen waarvan je hoopt dat ze niet gebeuren, maakt altijd dat je sneller kunt handelen als er iets gebeurt. Dat geldt ook bij calamiteiten die je nooit had kunnen voorzien. Een volledige lockdown lijkt ons te worden bespaard, maar het scenario ervoor hebben we wel.”

Hoe laat je het onderwijs en de examinering - als belangrijkste processen binnen een onderwijsinstelling - zo veel mogelijk doorgaan wanneer het gewone alledaagse leven ineens ernstig verstoord wordt? Voor het antwoord op die vraag is als basis het continuïteitsplan van 2009 gebruikt. “Toen ik dat plan ging actualiseren, merkte ik niet alleen dat er in 11 jaar veel verandert. Ook hoe de waan van de dag werkt. We hadden destijds wel de vitale processen benoemd maar hun continuering was nog nauwelijks in protocollen uitgewerkt. De pandemie van toen nam een gunstige wending, het plan bleef onaf. Door het tijdig bij te werken konden we op 28 februari, een dag nadat de regering haar eerste maatregelen bekend maakte, direct planmatig van start te gaan.”

Binnen Zadkine ligt het borgen van de continuïteit volgens plan in handen van een taakgroep. Leden zijn een CvB-lid, de bestuurssecretaris, directieleden, stafleden communicatie en Arjen. Er werd in eerste instantie fysiek, niet veel later frequent via Microsoft Teams vergaderd. “We zijn begonnen ervoor te zorgen dat het onderwijs met online lessen en examinering kon doorgaan. Maar ook andere zaken moeten worden geregeld. Projecten die normaal in de zomervakantie spelen worden in deze periode ingepland. Er is nu gelegenheid voor het plegen van groot onderhoud aan de gebouwen, waarbij uiteraard alle richtlijnen als afstand houden en vaak je handen wassen in acht moeten worden genomen.”

Terwijl er voor onderwijs en examens organisatorisch veel geregeld is en wordt, krijgt is er ook aandacht voor de mens. “Voor alle studenten en voor de meeste medewerkers is het dagelijks leven volkomen veranderd. We faciliteren thuiswerk, tot hulp bij het inrichten van een werkplek aan toe. We leveren geen bureaus, maar bieden wel hulp in de vorm van uitlenen van een goede stoel en realiseren van technische verbeteringen in de ict-sfeer. Verder zien we dat collega’s de structuur in hun werkweek kwijt zijn. Je kunt thuis wel werken, maar het lukt niet constant productief bezig te zijn. We merken dat sommige medewerkers daar schuldgevoel over hebben. We zetten daarom e-coaching op, met indien nodig follow up uit het bedrijfsmaatschappelijk werk. Zelf bel, App en online-overleg ik dagelijks mensen uit mijn team, over de voortgang van de werkzaamheden, maar ook over buitenschoolse onderwerpen en over wat de corona-situatie met ons doet.”

Dergelijke zorg en aandacht zijn via het continuïteitsplan ook voorzien voor de studenten en hun ouders. “We hebben responsteams gevorm die zowel een luisterend oor bieden als voor onszelf een signalerende functie hebben. Er heerst gelukkig weinig negativiteit onder de studenten, maar het is belangrijk actief verbinding te maken en te houden. Verder komen er heel veel vragen op ons af, onderwerpen die je nooit verwachtte. Bijvoorbeeld wat we doen met de kosten van een tijdelijk niet gebruikt, maar wel doorlopend OV-abonnement van een medewerker of stagiair. En is er compensatie voor de extra kosten van thuis werken. Verder schrokken wij ervan dat een grote groep studenten thuis niet beschikt over een laptop of wifi. We lenen nu dit soort middelen aan deze studenten uit..”

In het continuïteitsplan heeft de taakgroep de centrale rol. “Het is belangrijk dat je vooraf weet wie deze kar gaan trekken. Je moet de juiste mensen in dat team hebben en ze moeten elkaar liefst ook al kennen. Verder is het belangrijk dat ze mandaat hebben. Je moet snel beslissen en de besluiten ook snel uitvoeren. Ons ROC kent twaalf colleges die wat betreft het onderwijs zelf oplossingen zoeken die passen bij de beroepen waarvoor ze opleiden. Maar zeker in een periode als nu willen we als Zadkine ook graag eenduidig naar buiten optreden.”

Mandaat betekent ook kosten mogen maken. “Deze situatie kost ons, net als alle andere onderwijsinstellingen, veel geld. We proberen zoveel mogelijk te dekken ten laste van budgetten die ermee verband houden, zo komt de e-coaching uit de post personele zorg. Waar we nu ook al mee bezig zijn, is hoe we straks voorzichtig weer kunnen opschalen. Het zal niet zo zijn dat de overheid alle maatregelen tegelijk beëindigt. En ook hebben we oplossingen nodig omdat je nu eenmaal niet alle lessen kunt vervangen door afstandsonderwijs.”

Ee mooi voorbeeld hiervan haalde recent het NOS Journaal. Dat was te gast bij de bakkersopleiding van ROC Zadkine. Thuis ontbreekt het aan optimale werkruimte en apparatuur. Maar ook de feedback bij het afwerken van een taart is online anders dan als de docent ernaast staat. Toch, zegt Arjen, voorziet hij blijvende veranderingen. “We discussiëren al jaren met elkaar over online leren, maar beleven nu in de praktijk dat het voor delen van het curriculum gewoon kan.”

Deze periode, waarin zowel de organisatie als de techniek een stresstest ondergaan, zal naar de overtuiging veel kennis en inzichten opleveren. “We stellen blij vast dat in Nederland de ICT-voorzieningen de extra belasting aankonden. Ook onze eigen ICT-structuur werkt goed. Wel moeten we alert blijven op dataveiligheid, hebben we helaas gemerkt. Ik denk dat we als managers en veiligheidscoördinatoren binnen het onderwijs wanneer de pandemie voorbij is veel van elkaar kunnen leren. Daar zie ik ook FiAC een rol in spelen. Want cursusgroepen zoals de leergangen waaraan ik meewerkt, vormen de basis van laagdrempelige netwerken tussen collega’s.”